¿Quién coordina el cumplimiento en su empresa?

Resumen

El Compliance es una función multidisciplinaria que involucra a distintas áreas de la organización, pero requiere una figura que coordine y gestione integralmente sus esfuerzos. El Oficial de Cumplimiento coordina obligaciones, riesgos y controles, supervisa su seguimiento y genera información para la toma de decisiones. Su función no sustituye a las áreas especializadas; las integra bajo una estrategia transversal que permite gestionar el riesgo regulatorio de manera preventiva, trazable y coordinada.

Como se mencionó en el artículo anterior, hablar de Compliance implica reconocer que el cumplimiento de las obligaciones de una organización involucra a distintas áreas, de acuerdo con sus responsabilidades y funciones. Sin embargo, esta distribución de responsabilidades no significa que el cumplimiento pueda gestionarse de manera aislada.

Precisamente porque el Compliance es una función multidisciplinaria, requiere una figura que lo coordine, articule y gestione de manera integral: el Oficial de Cumplimiento.

Cada área puede ser responsable de atender determinadas obligaciones y riesgos; sin embargo, la organización necesita una visión que permita identificar cómo se relacionan entre sí, evaluar la interacción de los distintos riesgos, supervisar la eficacia de los controles existentes, detectar brechas y dar seguimiento oportuno a las medidas correctivas.

En este sentido, el Oficial de Cumplimiento no sustituye la responsabilidad de las áreas especializadas. Su función es integrar sus esfuerzos y convertirlos en un sistema de cumplimiento coordinado, trazable y orientado a la gestión preventiva del riesgo.

Así, un modelo efectivo de Compliance requiere no solo conocimiento especializado en las distintas materias que impactan a la organización, sino también dirección, coordinación, supervisión y seguimiento continuo. Contar con un responsable de esta función permite que el cumplimiento deje de ser una suma de esfuerzos aislados y se convierta en una verdadera estrategia transversal de gestión y control para la organización.

¿Qué debe gestionar un Oficial de Cumplimiento?

El Oficial de Cumplimiento debe gestionar el modelo de cumplimiento para asegurar que las obligaciones, riesgos y controles se encuentren identificados, coordinados y sujetos a seguimiento.

Su función no consiste en asumir las responsabilidades técnicas de cada área, sino en establecer los mecanismos necesarios para que estas trabajen de manera conjunta y que la dirección cuente con una visión clara sobre el nivel de cumplimiento de la organización.

Si bien el alcance de sus responsabilidades dependerá del sector, el marco regulatorio aplicable y el modelo de gobierno de cada empresa, su gestión debe considerar, entre otras, las siguientes funciones:

1. Identificar y mantener actualizado el marco de obligaciones:

2. Coordinar a las áreas involucradas:

3. Identificar y gestionar los riesgos de cumplimiento:

4. Monitorear obligaciones, controles y acciones correctivas:

5. Garantizar la trazabilidad del cumplimiento:

6. Generar información para la toma de decisiones:

Determinar las disposiciones legales y regulatorias que resultan aplicables a la organización, mantener actualizada la guía de cumplimiento y asignar responsables.

Gestionar la participación de las distintas áreas de la empresa para lograr el cumplimiento efectivo.
El objetivo es evitar que el cumplimiento opere como una suma de esfuerzos aislados y asegurar que exista una responsabilidad coordinada y claramente definida.

Evaluar los riesgos derivados del incumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, internas o contractuales; determinar su impacto y probabilidad, y dar seguimiento a las medidas implementadas para prevenirlos, mitigarlos o corregirlos.

Supervisar el cumplimiento de fechas, actividades y controles, así como el avance de las acciones correctivas derivadas de auditorías, evaluaciones o identificaciones internas de riesgo.
No se trata únicamente de saber si una obligación fue realizada de manera correcta, sino de mantener visibilidad permanente sobre su estatus y detectar oportunamente posibles desviaciones.

Asegurar que las actividades realizadas cuenten con evidencia suficiente y organizada que permita acreditar qué se hizo, cuándo se hizo, quién fue responsable y qué documentación respalda la actuación.

Consolidar la información de las distintas áreas y convertirla en información útil para la toma de decisiones de la dirección.

En este sentido, el valor del Oficial de Cumplimiento no está únicamente en supervisar obligaciones, sino en gestionar de manera integral la función de Compliance y proporcionar a la organización la visibilidad necesaria para tomar decisiones informadas sobre sus riesgos, respondiendo a las siguientes preguntas:

¿Qué debemos cumplir?
¿Qué riesgos tenemos?
¿Quién es responsable de cada obligación?
¿Qué controles tenemos implementados?
¿Cómo sabemos que están funcionando?
¿Qué evidencia tenemos?
¿Qué pendientes o desviaciones existen?
¿Qué debe conocer la dirección?

Esta perspectiva convierte al Compliance en algo más que una función reactiva frente a una auditoría, una inspección o un requerimiento de autoridad.

Lo convierte en un sistema de gestión del riesgo regulatorio.

Conclusión

El cumplimiento es, sin duda, una responsabilidad que involucra a toda la organización.

Pero precisamente porque involucra a toda la organización, no debería quedar sin una figura responsable de coordinarlo integralmente.

El Oficial de Cumplimiento no está para reemplazar las funciones de las áreas de Legal, Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones o Auditoría. Está para integrar sus esfuerzos, gestionar los riesgos de cumplimiento, dar seguimiento a las obligaciones y proporcionar a la dirección una visión consolidada del estado de la organización.