¿Quién es el Oficial de Cumplimiento y por qué su empresa lo necesita?
Resumen
El Oficial de Cumplimiento es la persona responsable de que una empresa identifique, gestione y documente sus obligaciones normativas de una manera correcta. No es exclusivo de las grandes empresas, cualquier empresa debe tener esta figura para mitigar sanciones.
Cuando se hace referencia a implementar un programa de cumplimiento, no solo se está haciendo referencia a las grandes empresas. Hoy, cualquier empresa, sin importar su tamaño o actividad económica, debe implementar un programa de cumplimiento para operar de manera ordenada, sostenible y con capacidad para responder ante autoridades, clientes, socios o cualquier otra parte interesada.
Con lo anterior, las empresas necesitan saber, al menos, qué obligaciones le aplican, quién debe atenderlas y cómo puede demostrar que efectivamente las cumplió. En este sentido, es cuando toma relevancia la figura del Oficial de Cumplimiento.
¿Quién es el oficial de cumplimiento?
El Oficial de Cumplimiento es la persona encargada de coordinar, supervisar y dar seguimiento al programa de cumplimiento de una organización, de acuerdo con las obligaciones normativas que le son aplicables.
Su función no consiste simplemente en conocer las leyes. Su verdadero valor está en convertir las obligaciones normativas en controles, responsables, procesos, evidencias y mecanismos de seguimiento que puedan operar dentro de la empresa.
El oficial de cumplimiento debe responder siempre a estas preguntas:
1)
2)
3)
¿Qué obligaciones tiene la empresa según su actividad económica?
¿Quién es responsable de cumplirlas dentro de la organización?
¿Cómo se demuestra ese cumplimiento si una autoridad lo solicita?
¿El Oficial de Cumplimiento es obligatorio para todas las empresas?
Muchas empresas pudieran preguntarse si es obligatorio contar con esta figura, sin embargo, la pregunta tendría que ir en el sentido de: ¿quién está gestionando y supervisando las obligaciones de cumplimiento de mi empresa?
Además, este tema toma más relevancia ante la reforma a la Ley General de Responsabilidades Administrativas que, aunque, no ha sido publicada es importante ir yendo en este sentido. (ver más)
La necesidad de establecer determinadas figuras, responsables, comités, órganos internos o mecanismos formales de cumplimiento dependerá del marco jurídico aplicable, el tipo de organización, su actividad económica y los riesgos y obligaciones específicos a los que se encuentre sujeta.
Ese es el punto en el que el cumplimiento deja de ser una obligación jurídica y se convierte en una capacidad estratégica de gestión empresarial.
Funciones principales de un oficial de cumplimiento
Identificación de obligaciones, conociendo qué leyes y reglamentos aplican según la actividad económica de la empresa.
Diseño de mecanismos de control interno para establecer procesos para que las obligaciones se cumplan de forma sistemática, no reactiva.
Mantener evidencia verificable del cumplimiento (políticas, expedientes, reportes) ante una eventual revisión de autoridad.
Asegurar que el personal relevante conozca sus responsabilidades específicas dentro del esquema de cumplimiento.
Dar seguimiento a cambios regulatorios que puedan modificar las obligaciones vigentes de la empresa.
Conclusión
Un programa de cumplimiento no consiste en acumular políticas, documentos o procedimientos. Consiste en tener control sobre las obligaciones que pueden convertirse en riesgos para la empresa y gestionarlas de manera oportuna, trazable y verificable.
La figura del Oficial de Cumplimiento desempeña un papel estratégico porque identifica las obligaciones, coordina su ejecución, supervisa los controles y asegura que exista evidencia suficiente para demostrar el cumplimiento.
Cumplir no es solamente evitar una sanción, sino anticiparse al riesgo, fortalecer la operación y construir una empresa capaz de crecer de manera ordenada, sostenible y resiliente.
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