El rol estratégico del Secretario en el Consejo de Administración
De conformidad con la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), las sociedades pueden optar por ser administradas a través de un Consejo de Administración, dentro del cual se designa un Secretario encargado de documentar los acuerdos, dar fe de los actos y garantizar la legalidad de las decisiones adoptadas por el órgano colegiado.
Además de lo establecido en la legislación aplicable, las mejores prácticas de gobierno corporativo establecidas por el Consejo Coordinador Empresarial (CCE) y la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) amplían el alcance del rol del secretario, en donde se reconoce como un facilitador del proceso decisorio, un custodio de la integridad documental y un agente de cumplimiento corporativo.
Funciones clave del Secretario del Consejo
La participación del Secretario del Consejo de Administración resulta tan relevante como la del Presidente, pues ambos colaboran estrechamente para asegurar el adecuado funcionamiento del Consejo de Administración.
Entre sus principales funciones destacan:
Garantizar legalidad y cumplimiento normativo
Verifica que las convocatorias, deliberaciones y acuerdos del Consejo cumplan con la LGSM, los estatutos sociales, reglamentos internos y demás disposiciones aplicables.
Gestión documental
Redacta, autoriza y custodia actas, convocatorias, acuerdos y cualquier documentación de soporte. Un manejo eficiente de estos registros puede ayudar a la sociedad en las decisiones clave o incluso la defensa jurídica.
Facilita la toma de decisiones
Asegura que los consejeros cuenten con información suficiente, veraz y oportuna para deliberar.
Transparencia y rendición de cuentas
Promueve la adopción de políticas de divulgación y comunicación hacia los accionistas, y otros grupos de interés. Su función es esencial para que el Consejo opere bajo principios de apertura y confianza.
Articulación del gobierno corporativo
Coordina la elaboración y actualización de manuales, políticas y códigos de ética; da seguimiento a la evaluación del desempeño del Consejo y de sus comités, fortaleciendo la profesionalización institucional.
Vinculación con el sistema de cumplimiento (programa de cumplimiento)
Trabaja de manera coordinada con las áreas de auditoría, riesgos y cumplimiento normativo, asegurando que las decisiones del Consejo estén alineadas con las políticas internas y las regulaciones aplicables.
El Secretario del Consejo de Administración representa el equilibrio entre la formalidad jurídica y la eficiencia estratégica en la sociedad. Su trabajo garantiza que las decisiones se documenten de una manera correcta, que los procesos se lleven a cabo de acuerdo a las políticas internas, así como leyes apilables, y además, que las acciones del Consejo se sostengan sobre bases éticas y legales sólidas.
Fortalecer esta figura no es un formalismo, sino una inversión en la sostenibilidad institucional y reputacional de las organizaciones.
Le invitamos a considerar esta profesionalización no como un gasto administrativo, sino como la inversión esencial en la solidez ética y la certeza jurídica que su Consejo requiere para operar con máxima eficiencia, generar confianza entre los accionistas y asegurar la sostenibilidad institucional a largo plazo.
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