Comunicación efectiva en un programa de cumplimiento

En la implementación de un programa de cumplimiento, la comunicación es un factor estratégico, ya que no solo basta con planificar, implementar y controlar los procesos y lineamientos, sino que también deben ser comunicados de manera efectiva, oportuna y adecuada.

La estrategia de comunicación es un factor determinante para asegurar el éxito de la implementación de un programa de cumplimiento.

La comunicación estratégica se entiende como un plan que involucra la gestión e integración de todas las áreas de la organización a través de diferentes mecanismos para transmitir los objetivos institucionales. De esta manera, tener un plan de comunicación estratégico ayudará a que los departamentos o áreas claves de la organización puedan comprender la finalidad de un programa de cumplimiento, facilitando la convergencia de esfuerzos hacia un objetivo común.

Si bien es cierto, establecer medios de comunicación eficaces para fomentar la concientización y la implementación de un programa de cumplimiento en los departamentos o áreas clave es todo un desafío, puesto que esto, es esencial para garantizar el éxito del programa de cumplimiento y promover hacia una cultura organizacional positiva. Sin embargo, la falta de conocimiento acerca de políticas, procedimientos, controles e información crítica de la organización puede ocasionar riesgos y consecuencias financieras, operativas, legales y fiscales, entre otros.

Pasos para establecer la comunicación efectiva en un programa de cumplimiento

El plan de comunicación estratégico variará en función de las características de la organización, incluyendo sus objetivos y necesidades, este plan puede ser realizado por el oficial de cumplimiento, debido a que este conoce el contexto de la organización.

El establecimiento de los medios de comunicación oficiales es un factor importante en el control de la información difundida, por esta razón, los medio de comunicación que las organizaciones suelen utilizar son correo electrónico institucional, reuniones presenciales y/o virtuales, chats internos, canal de denuncias, entre otros.

La clave para la comprensión y concientización es establecer diversos métodos de comunicación, es decir, los métodos de comunicación puede variar desde capacitación, platicas, comunicados electrónicos o físicos, contenido multimedia, el uso de periódico mural.

El enfoque de procesos permitirá tener una guía de las actividades a realizar para informar y transmitir de manera correcta y efectiva lo que se requiere.

Una vez planificado lo anterior, se deben diseñar políticas de comunicación, asegurando que todo lo planificado e implementando se ejecute con el debido cumplimiento orientado hacia un mismo objetivo.

El diseño y establecimiento del plan estratégico también debe ser comunicado con el objetivo de fomentar una comunicación transparente, efectiva y estratégica, tanto interna como externa.

La comunicación de lineamientos, procesos y controles permitirá crear la concientización de lo que se requiere lograr, por lo que el desempeño de cada uno de los departamentos o áreas aumentará.

La evidencia documental de lo anterior, es importante almacenarla, con el objetivo de proporcionar evidencia de las acciones realizas y cumplimiento de los requisitos normativos.