Cultura de cumplimiento, ¿Cómo fomentarla a través del canal de denuncias?
En blogs anteriores, se ha planteado la definición y fundamentos de un canal de denuncias, no obstante, en esta ocasión consideramos relevante resaltar elementos claves y trascendentales que surgen como resultado de la implementación adecuada de un canal de denuncias, entre las cuales se encuentran las siguientes:
Tras implementar un canal de denuncias en una organización, uno de los beneficios más evidentes y valiosos es la detección temprana de conductas inapropiadas y riesgos asociados a ellas. Esto permite tomar medidas preventivas antes de que se conviertan en crisis, otorgando a la organización la oportunidad de abordar la situación de manera adecuada y actuando con integridad. Así, se evita que estos problemas afecten negativamente la reputación de la organización.
Al recibir comentarios y sugerencias de los clientes, una organización tiene la oportunidad de mejorar la calidad de su servicio, además estos comentarios permiten identificar áreas de mejora y tomar medidas adecuadas para elevar la satisfacción del cliente y brindar un servicio más óptimo.
El canal de denuncias, además de proporcionar una vía segura y confidencial para que los empleados y partes interesadas informen sobre conductas inapropiadas y/o contrarias a la legislación mexicana, permite que la organización demuestre que tiene un canal de denuncias efectivo, toda vez que en la determinación de responsabilidades por actos vinculados a faltas administrativas graves la autoridad tomara en cuenta la existencia de un canal de denuncias como una muestra de compromiso con el cumplimiento normativo y la responsabilidad corporativa.
La implementación de un canal de denuncias promueve significativamente la transparencia, la honestidad y la responsabilidad, en virtud de que los colaboradores se sienten más seguros al saber que pueden hablar sin temor a represalias y que sus preocupaciones serán tratadas de manera adecuada.
Además de lo que se menciona en líneas anteriores, la implementación de un canal de denuncias dentro de una organización adquiere gran relevancia en la actualidad, toda vez que existe un amplio marco normativo que establece la importancia de contar con un canal de denuncias en la organización, algunos ejemplos de ello, son los siguientes:
En el Código Nacional de Procedimientos Penales, en su artículo 421, establece que las empresas serán penalmente responsables de los delitos que se cometan a su nombre, por su cuenta, en su beneficio o a través de los medios que ellas proporcionen, cuando se haya determinado que además existió inobservancia del debido control en su organización.
El artículo anterior no establece a la letra la obligatoriedad de contar con mecanismos de denuncias, quejas y/o sugerencias dentro de la organización, sin embargo, si establece que para que una empresa sea considerada penalmente responsable, no basta con que se haya cometido un delito en su nombre o beneficio o a través de los medios que proporcionen, además, debe demostrarse que hubo una “inobservancia del debido control” en la organización. Lo anterior significa que la empresa debe haber fallado en establecer medidas adecuadas para prevenir la comisión de delitos y para mantener un control efectivo en el ejercicio de sus actividades, en resumen, tal ordenamiento destaca la importancia de implementar medidas sólidas de control interno y de cumplimiento normativo para prevenir y detectar la comisión de delitos dentro de su ámbito de actuación. Aunque el canal de denuncias es solo uno de los muchos controles que una organización puede establecer para este propósito, se reconoce como una herramienta relevante para promover la transparencia y la ética en la gestión empresarial y proporcionar un medio seguro para reportar conductas inapropiadas o ilegales.
La Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA) establece en su artículo 24 y 25, Fracción IV. que en la determinación de la responsabilidad de las personas morales por la comisión de actos vinculados a faltas administrativas graves se valorará si cuentan con una política de integridad en la que, entre otros supuestos cuente con sistemas adecuados de denuncia, tanto al interior de la organización como hacia las autoridades competentes, así como procesos disciplinarios y consecuencias concretas respecto de quienes actúan de forma contraria a las normas internas o a la legislación mexicana.
Lo anterior destaca la importancia de contar con una política de integridad que incluya un canal de denuncias eficiente y sistemas disciplinarios efectivos para prevenir y sancionar las faltas administrativas graves en las personas morales. Esto refuerza la necesidad de promover una cultura de ética y cumplimiento normativo dentro de las organizaciones.
En el mismo sentido, dicho ordenamiento, en su artículo 81, penúltimo párrafo, establece lo siguiente:
“Se considerará como atenuante en la imposición de sanciones a personas morales cuando los órganos de administración, representación, vigilancia o los socios de las personas morales denuncien o colaboren en las investigaciones, proporcionando la información y los elementos que posean, resarzan los daños que se hubieren causado”
En otras palabras, si la organización cuenta con programas de denuncias y tiene elementos que colaboran en la investigación de delitos, como políticas internas, sistemas de gestión y resolución de denuncias, programas de vigilancia, bitácoras establecidas y personas encargadas de supervisar el cumplimiento, esto puede ser considerado como una atenuante de responsabilidad para la persona jurídica.
Por lo tanto, contar con este tipo de herramientas, dentro de la organización, debe considerarse como una protección frente a posibles contingencias legales y fiscales, así como daños a la reputación, sin olvidar que existen diversos ordenamientos como lo es la Norma Oficial Mexicana 035, la Norma Oficial Mexicana 247, que si obligan a la persona jurídica a contar con estos mecanismos para acreditar su cumplimiento.
En este contexto, el canal de denuncias se convierte en una salvaguarda frente a contingencias legales y fiscales y preservación de la reputación al promover una cultura de integridad. Esto no solo implica cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, sino también fomentar altos estándares éticos y de calidad en todas las áreas de la organización.
En conclusión, la implementación de un canal de denuncias no solo se trata de un cumplimiento normativo, sino que se convierte en una medida de prevención y protección, impulsando a la organización a adoptar una cultura de ética y transparencia que fortalece su posición ante los retos reputacionales, legales y fiscales que puedan surgir.
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