Manual de identificación del beneficiario controlador: ¿Cómo realizarlo?
En artículos previos se ha destacado la obligación de las personas morales, fideicomisos y otras figuras jurídicas o actos jurídicos de identificar a sus beneficiarios controladores, así como de obtener y conservar su información como parte de su contabilidad. Sin embargo, derivado del cumplimiento de esta obligación, las disposiciones fiscales exigen la implementación de controles y procesos internos para la identificación del beneficiario controlador, por lo que es necesario la elaboración de un manual de procesos, en el que se plasme en detalle los razonamientos jurídicos y metodologías empleadas para llevar a cabo dicha identificación de manera precisa y conforme a la normativa aplicable.
Un manual de procesos y procedimientos es un documento que describe, de manera detallada y sistemática, las tareas y actividades a realizar en una determinada área. En este contexto, para garantizar el cumplimiento de la obligación de identificar y conservar la información del beneficiario controlador, resulta fundamental desarrollar un conjunto de procesos que permitan aplicar, de forma ordenada y secuencial, los criterios establecidos en el artículo 32-B Quáter del Código Fiscal de la Federación.
¿Qué elementos debe incluir el manual de procesos?
Incluir su razón/denominación social, logo, fecha de emisión y de revisiones.
Citar los artículos 32-B Ter, Quater y Quinquies del Código Fiscal de la Federación, además de incluir otras disposiciones análogas, como lineamientos publicados por la autoridad fiscal.
Definir el propósito principal del manual, el cual es establecer procesos para la identificación de los beneficiarios controladores. Sin embargo, también es importante establecer su alcance en el cumplimiento, definiendo cuáles son las actividades que están incluidas y cuáles no, así cómo su relación con otros procesos de cumplimiento.
Plasmar en el manual las áreas o personas responsables de implementar los procesos establecidos para garantizar el cumplimiento de dicha obligación.
Representar las diferentes actividades y decisiones dentro de un proceso mediante un lenguaje visual en un diagrama de flujo.
Establecer lineamientos para los responsables de su identificación y gestión; de la protección de datos personales; de la actualización de la información que conforma el expediente; actualización del presente manual, entre otras políticas que definan los lineamientos para cumplir con la obligación.
Detallar cada actividad en las etapas de la identificación y gestión, desde la solicitud de información necesaria, análisis de información, aplicación de supuestos, solicitud de información al beneficiario controlador, actualización de información y documentación del expediente hasta las auditorías de cumplimiento.
Establecer puntos de verificación a lo largo del proceso para minimizar riesgos, así como hacer uso de listas de verificación y auditorías periódicas del cumplimiento de dichos expedientes.
Hacer mención de los recursos necesarios para llevar a cabo cada uno de los procesos establecidos, como lo pueden ser formularios, informes, entre otros documentos.
Consejos para elaborar un manual de identificación del beneficiario controlador
Colaboración de los responsables de su identificación y gestión.
Los responsables deben colaborar en su elaboración, aportando valiosas sugerencias en función de la obligación.
Lenguaje claro y conciso
Los procesos deben ser lo suficientemente claros y objetivos, con el objetivo de que puedan seguirse de acuerdo a como se establecieron.
Actualización del manual
Los procesos de identificación pueden cambiar con el tiempo, por lo que el manual debe mantenerse actualizado.
Difusión del manual
Asegúrese de que todos los responsables tengan acceso al manual y sepan cómo utilizarlo.
Automatización
Considerar el uso de software para la gestión de beneficiarios controladores.
El diseño de un manual de procesos es clave para el cumplimiento de la obligación, y también para eficientar la identificación del beneficiario controlador, minimizando los riesgos legales y fiscales. Este manual de procesos estructurado y actualizado permite estandarizar los pasos necesarios para la identificación y gestión de los beneficiarios controladores, asegurando una estructura social transparente y el control en todas las etapas del proceso.
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